1. Kto odpowiada za dane
Właścicielem i operatorem aplikacji Przestrzeń, dostępnej pod adresem przestrzen.app, jest Klaudia Zeidler, NIP 5621795866, dalej „Operator”. Operator jest administratorem danych kont użytkowników, kontaktów z Operatorem oraz danych przetwarzanych dla bezpieczeństwa i obsługi usługi. Kontakt w sprawach danych osobowych, realizacji praw i usunięcia konta: kontakt@przestrzen.app. Adres Operatora: Ciele, ul. Źródlana 8/4.
Administratorem danych dzieci, rodzin i kadry w konkretnej przestrzeni jest podmiot prowadzący tę mikroszkołę. Operator przetwarza te dane na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO. Mikroszkoła określa cele, podstawy prawne, uprawnienia i okresy przechowywania oraz przekazuje własną informację o przetwarzaniu danych. Jej dane kontaktowe uzyskasz od dyrekcji. Ta polityka nie zastępuje tej informacji.
2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy
- Konto i profil: identyfikator, imię i nazwisko, e-mail, dane uwierzytelnienia, role i przypisania; opcjonalnie telefon, zdjęcie i informacje profilowe. Służą utworzeniu konta, logowaniu, obsłudze dostępu i powiadomień związanych z usługą. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Kontakt, reklamacje i obsługa umowy: dane nadawcy i treść korespondencji. Podstawą obsługi umowy lub działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obowiązki wynikające z przepisów, w tym rozpatrywanie reklamacji konsumenckich, realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Kontakt z przedstawicielem mikroszkoły oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń opierają się na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Bezpieczeństwo i diagnostyka: adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce, urządzeniu, logowaniu i błędach. Cel: zapewnienie działania usługi, wykrywanie nadużyć i ustalenie ich przyczyn. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Dane przestrzeni: profile dzieci i opiekunów, grupy, obecność, posiłki, rozliczenia, grafik, wydarzenia, wiadomości, publikacje, zdjęcia i załączniki. Pochodzą od mikroszkoły i uprawnionych użytkowników; są udostępniane według ich ról. Podstawę przetwarzania określa mikroszkoła. Dane zdrowotne wymagają dodatkowo właściwej przesłanki z art. 9 RODO; nie należy wpisywać ich bez potrzeby i podstawy prawnej.
Dane konta i korespondencji otrzymujemy od Ciebie. Dane zaproszenia, w tym adres e-mail, rolę i powiązanie z mikroszkołą, może przekazać osoba uprawniona do zapraszania użytkowników. Przy logowaniu Google otrzymujemy dane opisane w sekcji 3. Informacje techniczne powstają podczas korzystania z aplikacji.
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do utworzenia konta lub wykonania danej czynności. Konta są przeznaczone dla osób dorosłych. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie ani nie prowadzimy profilowania reklamowego.
3. Logowanie i kalendarz Google
Logowanie Google jest opcjonalne. Za pośrednictwem Supabase Auth otrzymujemy identyfikator konta Google, adres e-mail i jego potwierdzenie oraz udostępnione imię, nazwisko i zdjęcie. Nie otrzymujemy hasła Google. Dane służą logowaniu i utworzeniu profilu; można zamiast tego używać e-maila i hasła.
Synchronizacja kalendarza wymaga osobnego połączenia w „Mój profil”. Za Twoją zgodą tworzymy na koncie Google kalendarz Przestrzeni oraz zapisujemy, aktualizujemy i usuwamy w nim kopie uprawnionych wydarzeń: tytuł, datę, godziny, miejsce i odnośnik do aplikacji. Grafik kadry pozostaje osobnym kalendarzem, niedostępnym dla rodziców. Obsługa tej opcjonalnej funkcji odbywa się na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); zgoda na ekranie Google udziela aplikacji dostępu do wskazanego zakresu API.
Korzystamy z zakresów openid i calendar.app.created: identyfikujemy konto oraz obsługujemy kalendarze utworzone przez aplikację i ich wydarzenia. Odczyt tych wydarzeń służy sprawdzaniu stanu i unikaniu duplikatów. Nie importujemy do Przestrzeni treści wydarzeń z Twoich pozostałych kalendarzy. Gdy trzeba odnaleźć kalendarz po przerwanym tworzeniu, prosimy dodatkowo o calendar.calendarlist.readonly. Odczytujemy wtedy identyfikatory, nazwy i opisy z listy kalendarzy wyłącznie w celu odnalezienia kalendarza Przestrzeni.
Przechowujemy identyfikator konta Google, identyfikatory kalendarza i kopii wydarzeń, stan synchronizacji oraz zaszyfrowany token odświeżania, potrzebny do aktualizacji także po zamknięciu aplikacji. Dane Google służą wyłącznie opisanym funkcjom i ich bezpieczeństwu. Nie sprzedajemy ich, nie wykorzystujemy do reklam, oceny zdolności kredytowej ani trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji. Ludzie nie przeglądają ich poza dostępem do konkretnych danych na Twoją wyraźną zgodę w ramach pomocy, niezbędnymi działaniami bezpieczeństwa lub obowiązkiem prawnym.
Wykorzystywanie i przekazywanie przez Przestrzeń informacji otrzymanych z API Google odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym wymaganiami Limited Use. Dane przekazujemy dostawcom technicznym tylko w zakresie niezbędnym do obsługi wybranej funkcji; nie udostępniamy ich niezależnym reklamodawcom.
Możesz odłączyć integrację w „Mój profil” i pozostawić kopie lub zlecić ich usunięcie. Możesz też cofnąć uprawnienia w ustawieniach połączeń konta Google. Cofnięcie zgody może uniemożliwić usunięcie kopii przez aplikację; wtedy usuń je w Google. Usunięcie całego konta Przestrzeni wymaga kontaktu z operatorem. Jeżeli logowanie Google korzysta z tego samego połączenia, cofnięcie uprawnień może wymagać ponownego logowania.
4. Link kalendarza i odbiorcy danych
Powiadomienia push są opcjonalne i wymagają włączenia w profilu oraz zgody przeglądarki lub urządzenia. Przechowujemy techniczny adres i klucze subskrypcji, powiązanie z kontem, sesją i przestrzenią oraz wybrane kategorie. Służą dostarczaniu powiadomień na Twoje żądanie. Zależnie od przeglądarki w dostarczaniu uczestniczą Google, Apple, Mozilla lub Microsoft. Komunikaty są szyfrowane i nie zawierają treści rozmów, zdjęć ani danych dzieci. Powiadomienia możesz wyłączyć w profilu lub ustawieniach urządzenia. Wylogowanie usuwa powiązanie z sesją; komunikat już przekazany do systemu może jeszcze dotrzeć.
„Połącz kalendarz przez link” tworzy prywatny adres subskrypcji. Każda osoba lub aplikacja, której go przekażesz, może odczytać udostępniane wydarzenia. Adres można zmienić lub unieważnić w profilu. Każde pobranie sprawdza aktualne uprawnienia, ale wcześniej pobrane kopie mogą pozostać u odbiorcy. Google, Apple lub Outlook samodzielnie ustalają terminy pobierania i zasady przetwarzania danych na Twoim koncie.
Z danych korzystają upoważnione osoby operatora i dostawcy niezbędni do działania usługi: Supabase (baza, konta i pliki), Vercel (hosting i diagnostyka), Resend (wiadomości e-mail) oraz Google przy wybranych integracjach, dostarczaniu czcionek i obsłudze Google Tag Managera. Organy publiczne mogą otrzymać dane, gdy wymaga tego prawo. W mikroszkole dane przestrzeni są dostępne zgodnie z rolami i przypisaniami użytkowników. Upoważnione osoby Operatora mogą mieć dostęp administracyjny w zakresie niezbędnym do obsługi i zabezpieczenia usługi.
Dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Takie przekazanie wymaga podstawy z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework dla objętego nim odbiorcy, lub standardowych klauzul umownych i wymaganych dodatkowych zabezpieczeń. Informacje o właściwej podstawie i kopię zabezpieczeń można uzyskać przez kontakt@przestrzen.app.
5. Przechowywanie i bezpieczeństwo
Dane subskrypcji push usuwamy po wyłączeniu urządzenia w aplikacji, usunięciu sesji lub konta, a także po potwierdzeniu wygaśnięcia adresu przez dostawcę. Oczekujące powiadomienia wygasają po 24 godzinach; techniczne zapisy ich obsługi są sprzątane po siedmiu dniach.
Dane konta przechowujemy przez okres jego utrzymywania. Po zakończeniu usługi zachowujemy tylko dane niezbędne do obowiązków prawnych i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do upływu właściwych terminów. Korespondencję i logi przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, wyjaśnienia zdarzenia lub ochrony przed roszczeniami. Dane powierzone przez mikroszkołę usuwamy lub zwracamy zgodnie z jej poleceniem i umową; samo usunięcie konta nie usuwa całej dokumentacji mikroszkoły.
Token Google jest potrzebny przez okres połączenia. Przy odłączeniu z zachowaniem kopii jest usuwany; przy zleceniu usunięcia kopii może pozostać na czas ich sprzątania. Okno autoryzowanej operacji sprzątania wynosi siedem dni. Pozostałe identyfikatory techniczne służą zapobieganiu duplikatom i potwierdzeniu zakończenia synchronizacji. Po usunięciu konta usuwane są jego poświadczenia integracji. Żądanie usunięcia pozostałych danych Google można skierować do operatora.
Stosujemy szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu według ról i szyfrowanie tokenów odświeżania Google. Kopie bezpieczeństwa podlegają cyklowi retencji dostawcy; usunięte dane mogą w nich pozostać do nadpisania i nie służą bieżącej obsłudze.
6. Pamięć przeglądarki i statystyki
Aplikacja używa pamięci przeglądarki i technicznych cookies do sesji logowania, zabezpieczenia OAuth, wybranego motywu i ustawień interfejsu. Zablokowanie tych mechanizmów może uniemożliwić logowanie. Zainstalowana aplikacja zapisuje także podstawowe zasoby i ekran braku połączenia, bez udostępniania danych przestrzeni offline.
Na stronach publicznych korzystamy z Vercel Web Analytics i Speed Insights do zbiorczych statystyk odwiedzin i pomiarów wydajności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uzasadniony interes w poprawie działania usługi). Obejmują m.in. rodzaj urządzenia, przeglądarki, przybliżony region i czas ładowania. Nie używamy reklamowych cookies; Web Analytics nie zapisuje własnego identyfikatora odwiedzającego w cookies. Zdarzenia wysyłane do Vercel Analytics i Speed Insights z części konta i integracji są pomijane, a parametry adresów stron publicznych usuwane przed wysłaniem. Google Fonts otrzymuje dane techniczne żądania, w tym IP, potrzebne do dostarczenia czcionki.
Na stronach aplikacji wczytujemy także Google Tag Manager, narzędzie do zarządzania skryptami. Przy pobieraniu kontenera Google otrzymuje techniczne dane żądania, w tym adres IP i informacje o przeglądarce. W obecnej konfiguracji kontener nie uruchamia dodatkowych tagów analitycznych ani reklamowych. Aplikacja nie dodaje do jego warstwy danych informacji o kontach użytkowników, dzieciach ani rodzinach.
7. Twoje prawa i zmiany polityki
Na zasadach RODO masz prawo dostępu do danych, ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
W sprawie konta napisz na kontakt@przestrzen.app; w sprawie danych mikroszkoły do jej dyrekcji. W razie potrzeby pomożemy ustalić właściwego administratora. Odpowiedź na żądanie przekazujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Istotne zmiany polityki ogłosimy w aplikacji lub e-mailem; nowy sposób użycia danych Google wymagający zgody uruchomimy dopiero po jej uzyskaniu.